Как составить график отпусков на 2028 год

График отпусков на 2028 год — это обязательный локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам организации. Его отсутствие или неправильное заполнение может привести к штрафам от Государственной инспекции труда.

В этой статье мы разберем, как правильно составить документ, какие сроки нужно соблюдать, как заполнить форму Т-7 и какие категории работников обязательно включить в график.

Срок утверждения графика отпусков на 2028 год

График отпусков на 2028 год необходимо утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года.

Нарушение срока утверждения или отсутствие графика квалифицируется как административное правонарушение по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составляет до 50 000 рублей, для должностных лиц — до 5 000 рублей, при повторном нарушении санкции ужесточаются вплоть до дисквалификации руководителя.

Кто обязан составлять

Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности сотрудников и организационно-правовой формы. Исключение составляют работодатели — физические лица, которые вправе определять порядок предоставления отпусков по соглашению с работником.

В крупных компаниях график может составляться отдельно по структурным подразделениям. Руководители подразделений готовят проекты, а кадровая служба формирует сводный единый график.

Какие категории работников включаются в график

В график отпусков на 2028 год необходимо включить всех сотрудников, работающих по трудовому договору на день утверждения документа. К ним относятся:

• работники по основному месту работы;
• совместители (внешние и внутренние);
• сотрудники, принятые незадолго до утверждения графика;
• работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком или в декрете;
• работники, с которыми заключен срочный трудовой договор (в том числе до шести месяцев).

Форма Т-7: структура и обязательные реквизиты

С 2013 года унифицированные формы не обязательны к применению. Однако на практике большинство организаций используют форму Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Это удобно, так как проверяющие органы хорошо знают этот документ.

Также предлагаем бесплатно скачать образец графика отпусков (шаблон в формате XLSX для программы Эксель).

Если вы разрабатываете собственную форму, в ней обязательно должны быть следующие сведения :

• наименование организации;
• дата составления и номер документа;
• год, на который составляется график;
• структурное подразделение;
• должность по штатному расписанию;
• ФИО работника;
• табельный номер;
• количество календарных дней отпуска;
• запланированная дата начала отпуска;
• подпись руководителя кадровой службы;
• гриф утверждения руководителем организации.

Таблица: Как заполнить форму Т-7

Нужно ли включать неиспользованные дни отпуска за прошлые годы

Один из самых спорных вопросов при составлении графика — включать ли в него дни отпуска, не отгулянные работником за предыдущие годы. Позиции контролирующих органов и судебная практика не дают однозначного ответа.

Роструд в письмах от 08.06.2007 № 1921-6 и от 11.10.2023 № ПГ/21367-6-1 указывает, что неиспользованный отпуск можно включить в график текущего года или предоставить по соглашению сторон. Однако Минтруд в письме от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17850 отмечает, что правила заполнения графика работодатель вправе урегулировать в локальном нормативном акте.

Специалисты рекомендуют включать неиспользованные дни в график, чтобы избежать претензий ГИТ. В графе «Примечание» можно указать, за какой год эти дни: например, «7 дней — за 2027 год».

Пошаговый порядок составления

Составление графика отпусков на 2028 год рекомендуется проводить в несколько этапов. Это позволит учесть интересы как работников, так и производственного процесса.

Шаг 1. Сбор пожеланий работников

Работодатель вправе, но не обязан учитывать пожелания сотрудников о времени отпуска. Исключение составляют льготные категории, которые могут выбрать удобное для них время. К ним относятся:

• работники до 18 лет;
• многодетные работники с тремя и более детьми до 12 лет;
• участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий;
• Герои Советского Союза и Российской Федерации;
• почетные доноры России;
• лица, пострадавшие от радиационного воздействия.

Шаг 2. Составление проекта графика с учетом производственного процесса

Кадровая служба или руководители подразделений формируют проект графика. Важно избегать одновременного отсутствия большого числа сотрудников одного отдела, чтобы не нарушить рабочие процессы.

Шаг 3. Согласование с профсоюзом (при наличии)

Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, проект графика необходимо направить ему для учета мотивированного мнения. Профсоюз должен дать ответ в течение пяти рабочих дней. Отметка об учете мнения профсоюза ставится в шапке формы Т-7.

Шаг 4. Утверждение графика руководителем

График утверждается подписью руководителя организации в грифе «УТВЕРЖДАЮ». Отдельный приказ об утверждении не обязателен, но может быть издан для удобства.

Шаг 5. Ознакомление работников

Закон не требует обязательного ознакомления работников с графиком под роспись, однако статья 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Рекомендуется добавить в форму графика отдельную графу для подписи работника или завести лист ознакомления.

Длительность отпускного периода

Важно! Отпускной период рассчитывается в календарных днях, включая не только рабочие дни, но и выходные (субботы и воскресенья), а также праздничные даты. При составлении графика отпусков, образец которого будет представлен далее, необходимо учитывать установленные ТК РФ сроки отдыха, положенные разным категориям сотрудников.

Таблица: Минимальная продолжительность отпуска по категориям работников

Таблица: Дополнительные дни к основному отпуску

Ряд категорий работников имеет право на дополнительные дни отдыха сверх основного отпуска. Это необходимо учитывать при составлении графика.

График отпусков в 1С: Зарплата и управление персоналом

В программе 1С:ЗУП график отпусков формируется автоматически. Документ находится в разделе «Кадры» → «Графики, переносы отпусков».

Основные возможности:

• добавление сотрудников через кнопку «Подбор»;
• автоматический расчет количества дней отпуска;
• загрузка данных из внешнего файла (например, Excel);
• формирование печатной формы Т-7;
• оформление переноса отпуска с созданием уведомления или заявления.

Срок хранения графика отпусков

График отпусков хранится три года согласно пункту 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Например, график на 2028 год следует хранить до 1 января 2032 года.

График отпусков на 2028 год — это документ, который защищает как работодателя, так и работника. Утвердить его нужно до 17 декабря 2027 года, включив всех сотрудников по трудовым договорам. При заполнении формы Т-7 важно указывать конкретные даты, а не месяцы. Неиспользованные дни отпуска лучше включать в график с пометкой в примечании.

Читайте также:

• Лотерея Грин Кард 2028 года
• Первый рабочий день в январе 2028 года
• Диспансеризация в 2028 году: какие годы рождения попадают